根据以往经验，对于如何更合理地协调配置办公用品设备资源的问题。小编发现传统的办公用品采购模式给人们制造了一个认识上的误区，大家采购办公用品设备只关注单一产品的性能及其相应带来的效益，而缺乏全局观。这样往往会造成反复投资、设备安置难、电子垃圾增多及难以兼顾公务员使用的便捷性。
如果全面管理，对办公用品设备进行平衡部署，将合适的产品组合放置于合适的地点，令不同设备满足不同的需求，同时借助软件进行统一管理，让文印处于一个集成的信息系统中，诸多问题也迎刃而解。如打印机是否卡纸，打印网络是否畅通，哪些办公用品需要更换耗材，都可以通过软件即时获得信息。